Расходы¶
Модуль Расходы оптимизирует управление расходами. Сотрудники имеют возможность предоставлять отчет по затратам; администраторы могут их утверждать; бухгалтеры регистрируют и обрабатывают платежи.
Как устанавливать подотчетные расходы¶
Для отслеживания подотчетных расходов, необходимо установить номенклатуру расходов, разрешенных в вашей компании в меню Настройки (в системе расходы представлены в виде номенклатуры расходов). Если определенный расход производится по фиксированной цене, установите его стоимость в номенклатуре расходов. В противном случае оставьте стоимость в размере 0.0, и сотрудники будут сообщать стоимость по факту расходов.
Вот несколько примеров:
Ресторан:
Стоимость: 0.00 (цена за счет будет учитываться по факту оплаты)
Путешествие на личном автомобиле:
Стоимость: 0.40 (цена за километр, возмещаемая компанией, является фиксированной)
Отель:
Стоимость: 0.00 (стоимость оказанных услуг будет внесена по факту оплаты)
Другое:
Стоимость 0.0
Не забудьте установить налоги в номенклатуре расходов (и счета, если вы используете модуль Бухгалтерский учет). Хорошей практикой является использование налога, который включен в стоимость. Таким образом, сотрудники имеют возможность предоставлять сведения о стоимости расходов, включая налог.
Совет
Приложение Продажи позволяет указать единицы измерения для расходов (единицы, километры, ночи, и т.д.).
Как вести учет расходов¶
Вручную¶
Как сотрудник (пользователь с правами доступа), вы можете фиксировать расходы в меню: Мои Расходы > Создать.
Выберите необходимый продукт и внесите либо общую сумму, которую вы заплатили (Количество = 1), либо цену за единицу, если количество можно посчитать (например, количество ночей в отеле).
Укажите дату расходов.
Выберите, каким образом были оплачены расходы: за ваш счет или за счет компании (например, если вы воспользовались кредитной картой компании).
Если необходимо, укажите ссылку на счет, добавьте примечания и приложите фотографию/скан квитанции об оплате. Это поможет администратору и бухгалтеру проверить данные.
В один клик из электронной почты¶
Позвольте вашим сотрудникам вести учет расходов с помощью простого электронного письма. Сфотографируйте квитанцию и отправьте ее по почте или просто перешлите счет!
Единственное, что нужно сделать, это настроить электронную почту в меню: (например, расходы @mycompany.modooli.com). В целях безопасности допустимы только аутентифицированные электронные письма сотрудников (см. Рабочий адрес электроной почты в личной карточки сотрудника).
Совет
Вид расхода устанавливается автоматически, если в теме письма на первом месте указана внутренняя ссылка на продукт. Внесите сумму платежа в теме письма, чтобы автоматически зафиксировать сумму расходов (Например, Ref001 Обед 200 руб.).
Как отправить расходы администратору¶
Когда вы готовы предоставить отчет о расходах своему руководителю (например, в конце командировки или раз в месяц), откройте меню: . Выберите все расходы из списка и нажмите . Сохраните только что созданный отчет о расходах и подождите пока ваш менеджер его одобрит. Вы также можете отправлять расходы по одному с помощью кнопки Отправить руководителю, расположенной на карточке расхода.
Все ваши отправленные отчеты о расходах можно найти в меню: .
Как утвердить расходы¶
Менеджерам по персоналу и руководителям доступен обзор всех отчетов по затратам, которые необходимо утвердить в верхнем меню: Согласовать > Согласовать отчет о расходах. Такие пользователи должны иметь как минимум право доступа для Сотрудников.
Они могут проверять отчеты о расходах, утверждать или отклонять их, а также предоставлять обратную связь за счет встроенного средства коммуникации.
Как руководитель отдела вы можете легко находить отчеты всех членов вашей команды. Для этого необходимо, чтобы вы были указаны как руководитель в личных карточках сотрудников.
Как провести расходы в бухгалтерии¶
После того, как отчеты о расходах утверждены руководителями, бухгалтерия использует меню: для проверки счетов, продуктов и налогов. Они могут нажать Отправить Запись в Журнал для проводки соответствующей записи в книге учета.
Бухгалтерия: Бухгалтер или Консультант
Расходы: Менеджер
Примечание
Для проводки расходов у сотрудников должен быть установлен Домашний адрес.
Если во время проводки вы получаете сообщение о блокировке, выберите сотрудника, перейдите на страницу Личная Информация и выберите/создайте контакт вашего сотрудника в адресной книге. Контакт создается автоматически, если этот сотрудник является пользователем системы.
Как возмещать расходы сотрудникам¶
Вы можете найти все отчеты о расходах в меню: . Чтобы зарегистрировать платеж или оплатить его квитанцией, нажмите Зарегистрировать платеж.
Как повторно выставить счет-фактуру на расходы своим клиентам¶
Если вы отслеживаете расходы по проектам клиентов, вы можете выставлять счета клиентам автоматически.
Настройки¶
Включите Выставление счетов клиентам в настройках Расходов.
Откройте меню настройки продукта и установите способ выставления счетов на все виды расходов:
Заказанный объем: счет выставляется на основе заказанного объема
Поставленный объем: счет выставляется на основе поставленного объема
По себестоимости: счет-фактура выставляется по себестоимости.
По торговой цене: счет выставляется на основании фиксированной цены продажи, указанной в заказе.
Как создать заказ¶
Как продавец создайте и подтвердите заказ на продажу услуг, оказанных вашему клиенту.
Если вы не включаете в заказ какие-либо расходы, они будут добавлены автоматически, как только бухгалтер сделает проводку.
Свяжите расходы с заказом.
Отправка, проверка и проводка расходов¶
Как менеджер, убедитесь, что аналитический счет установлен в каждой строке расходов во время утверждения отчетов по расходам.
Как бухгалтер сделайте проводку в журнале учета.
Выставление счета-фактуры на расходы¶
Теперь вы можете выставить счет-фактуру на заказ. Он отображается для выставления счета-фактуры в меню: Расходы автоматически добавлены в заказ. Расходы выделены синим цветом (для выставления счета).